Skrzynek
SkrzynekOdpowiedzi na maile, zawsze za Twoją zgodą

Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 1 października 2026.

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem danych osobowych opisanych w punkcie 3 jest Mirosław Żuczkowski, prowadzący działalność nierejestrowaną w rozumieniu art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. — Prawo przedsiębiorców, działający pod marką SKRZYNEK.pl (dalej: „Usługodawca”).

Kontakt: kontakt@skrzynek.pl. Adres do korespondencji tradycyjnej: ul. Kluczborska 12/4, 50-323 Wrocław. Nie wyznaczono inspektora ochrony danych. Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

2. Nasza rola zależy od rodzaju danych

  • Dane Konta, płatności, kontaktu, reklamacji i bezpieczeństwa — Usługodawca jest ich administratorem (punkt 3).
  • Treść podłączonej skrzynki pocztowej (wiadomości, załączniki, wygenerowane i poprawione odpowiedzi oraz dane wykorzystywane do personalizacji odpowiedzi) — Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający, wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika.
  • Informacje o wiadomościach w skrzynce Użytkownika i o osobach z nimi związanych przekazuje tym osobom administrator treści skrzynki (Użytkownik), nie Usługodawca.

3. Dane, którymi administrujemy: cele, podstawy, okresy

  • Konto i jego obsługa. Adres e-mail, hasło (w formie zaszyfrowanej) albo identyfikator z logowania Google, wybrany typ Konta oraz — dla Konta Firmowego — dane firmy (nazwa, NIP, adres). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy). Okres: do usunięcia Konta.
  • Płatności. Dane rozliczeniowe i historia zamówień, przetwarzane przez Stripe i w naszej dokumentacji. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. Okres: przez czas wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat).
  • Dowody zawarcia umowy. Akceptacje Regulaminu i innych dokumentów, potwierdzenia zawarcia umowy, oświadczenia o odstąpieniu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO. Okres: tak długo, jak jest to potrzebne do wykazania zawarcia i wykonania umowy oraz obrony roszczeń.
  • Bezpieczeństwo i diagnostyka. Adres IP, dane o przeglądarce i urządzeniu, identyfikatory sesji, logi techniczne. Cel: bezpieczeństwo, diagnostyka, zapobieganie nadużyciom. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz uzasadniony interes: zapewnienie bezpieczeństwa i ciągłości Usługi). Okres: rutynowe logi — nie dłużej niż 30 dni; dane związane z konkretnym incydentem, nadużyciem, reklamacją lub roszczeniem — przez czas niezbędny do wyjaśnienia sprawy i obrony roszczeń.
  • Ochrona limitu planu bezpłatnego. Skrót kryptograficzny (HMAC) adresu podłączonej skrzynki pocztowej wraz z liczbą odpowiedzi wygenerowanych z niej w bieżącym miesiącu na planie bezpłatnym, tak aby usunięcie Konta i założenie nowego nie odnawiało limitu. Bez klucza, który przechowujemy wyłącznie poza bazą danych, ze skrótu nie da się odczytać adresu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz uzasadniony interes: zapobieganie nadużyciom planu bezpłatnego). Okres: do końca bieżącego miesiąca kalendarzowego, także po usunięciu Konta.
  • Zgłoszenia, reklamacje i wsparcie. Korespondencja z nami (kontakt@, reklamacje@, pomoc@). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO. Okres: nie dłużej, niż jest to potrzebne do obsługi sprawy i obrony roszczeń.
  • Informacje handlowe. Obecnie ich nie wysyłamy. W przyszłości — wyłącznie na podstawie odrębnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), do jej cofnięcia.

Podanie danych Konta jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Bez podłączenia skrzynki główna funkcja Usługi nie może działać.

Nie wykorzystujemy treści skrzynki do celów marketingowych, do profilowania reklamowego, do rozwoju Usługi ani do trenowania modeli sztucznej inteligencji (własnych ani zewnętrznych). Dostawcy modeli, z których korzystamy, mają wyłączone wykorzystywanie danych przekazywanych przez API do trenowania swoich modeli (stan sprawdzony 20 września 2026 r., opisany w Umowie powierzenia).

4. Treść skrzynki pocztowej: przetwarzanie i przechowywanie

  • Zakres: wiadomości (nadawca, adresat, temat, treść, załączniki, metadane), wygenerowane i poprawione propozycje odpowiedzi oraz dane wykorzystywane do personalizacji (reprezentacje wektorowe i przykłady odpowiedzi tego samego Użytkownika i tej samej skrzynki).
  • Załączniki: dokumenty PDF, DOCX i XLSX są przechowywane jako oryginalne pliki, dostępne do pobrania (PDF dodatkowo do otwarcia w nowej karcie) wyłącznie dla właściciela skrzynki — ich treść nie jest wyodrębniana ani przekazywana do modelu sztucznej inteligencji, który zna jedynie nazwę pliku; zdjęcia JPG, PNG i WEBP są wyświetlane w podglądzie i również nie są przekazywane do modelu.
  • Propozycje odpowiedzi nie są wysyłane automatycznie. Wysyłka następuje wyłącznie po zatwierdzeniu przez Użytkownika. Usługa nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne wobec osób ani podobnie istotnie na nie wpływających.
  • Personalizacja: dane jednego Użytkownika nie są wykorzystywane do odpowiedzi innych Użytkowników ani do trenowania wspólnego modelu.
  • Okres przechowywania: treść wiadomości i odpowiedzi, w tym dane personalizacji — do odłączenia skrzynki albo usunięcia Konta; treść operacyjna wiadomości o stanie końcowym (wysłana albo odrzucona) jest dodatkowo automatycznie skracana po 60 dniach od tego zdarzenia; dane dostępowe do skrzynki (zabezpieczone kryptograficznie) — do odłączenia skrzynki lub usunięcia Konta.
  • Kopie zapasowe: prowadzimy cotygodniową kopię danych aplikacji, przechowywaną poza dostawcą bazy danych; zachowujemy 8 najnowszych kopii (ok. 2 miesiące). Po usunięciu Konta dane mogą przez ten czas pozostawać w kopiach zapasowych, bez zwykłego wykorzystywania. Kopie nie są przywracane do zwykłego użycia, poza odtworzeniem systemu po awarii.
  • Konto Prywatne nie jest przeznaczone do systematycznej obsługi dokumentacji medycznej, karnej ani korespondencji objętej tajemnicą zawodową. Konto Firmowe nie służy do zorganizowanego przetwarzania korespondencji objętej ustawową tajemnicą zawodową ani danych szczególnych kategorii; szczegóły opisują Regulamin i Umowa powierzenia. Incydentalne pojawienie się takich danych w korespondencji nie przesądza o naruszeniu zasad korzystania z Usługi.

5. Odbiorcy danych (podmioty, z których usług korzystamy)

Treść skrzynki (jako podmiot przetwarzający) — wyłącznie w zakresie potrzebnym do działania Usługi. Pełny wykaz wraz z podstawami przekazania danych poza EOG zawiera Załącznik nr 3 do Umowy powierzenia:

  • Supabase Pte. Ltd. (Singapur) — baza danych, uwierzytelnianie; dane w regionie UE (Irlandia).
  • Cloudflare, Inc. (USA) — uruchamianie aplikacji, dostarczanie ruchu i bezpieczeństwo. Aplikacja wykonuje się w globalnej sieci Cloudflare; ograniczenie do UE nie jest dostępne na obecnym planie.
  • netcup GmbH (Niemcy) — serwer pobierający wiadomości ze skrzynek; treść wiadomości nie jest zapisywana na nim trwale.
  • Google Cloud Poland Sp. z o.o. — szyfrowanie i odszyfrowywanie danych dostępowych oraz kluczy API (usługa zarządzania kluczami, region UE); bez treści wiadomości.
  • Dostawca modelu sztucznej inteligencji: bez własnego klucza API zawsze OpenAI Ireland Limited (Irlandia); z własnym kluczem API Użytkownika — zależnie od dostawcy tego klucza — OpenAI Ireland Limited (Irlandia), Anthropic PBC (USA), Google (model Gemini; Google Cloud Poland Sp. z o.o.) albo Mistral AI SAS (Francja). Dostawcy ci przechowują dane przesłane przez API krótkoterminowo (co do zasady do ok. 30 dni, w celu wykrywania nadużyć); żaden z nich nie ma włączonego trybu Zero Data Retention.

Dane, którymi administrujemy (punkt 3):

  • Stripe Payments Europe, Limited (Irlandia) — obsługa płatności; dane mogą być przekazywane w ramach grupy Stripe także do USA; nie przechowujemy danych karty.
  • Plus Five Five, Inc. (marka Resend, USA) — wysyłka wiadomości e-mail: potwierdzeń zawarcia umowy do Użytkowników oraz wewnętrznych powiadomień administracyjnych; dane są przetwarzane głównie w USA.
  • Telegram FZ-LLC (poza EOG) — wewnętrzne powiadomienia administracyjne o zdarzeniach w Usłudze (np. nowa rejestracja, usunięcie konta, płatność). Nie zawierają adresów e-mail Użytkowników ani treści skrzynek, a jedynie techniczne identyfikatory (np. identyfikator klienta Stripe).
  • VH.pl — poczta e-mail Usługodawcy (kontakt@, reklamacje@, pomoc@).
  • Google (logowanie Google) — jeśli wybierzesz logowanie kontem Google, Google przetwarza dane logowania jako odrębny administrator.
  • Cloudflare Turnstile — mechanizm weryfikacji, że formularz wypełnia człowiek, przy logowaniu i rejestracji (przetwarza m.in. adres IP i dane przeglądarki).
  • CEIDG — publiczny rejestr; wyszukujemy w nim dane firmy po numerze NIP wprowadzonym przez Użytkownika Konta Firmowego (dotyczy jednoosobowych działalności).

Dane mogą być ujawniane organom publicznym, gdy obowiązek wynika z przepisów prawa.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy mają siedzibę lub przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych (m.in. Cloudflare, Anthropic, Resend oraz, w ramach grupy Stripe, Stripe). Przekazanie następuje wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmu z rozdziału V RODO: decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, ważnego udziału odbiorcy w EU–US Data Privacy Framework albo standardowych klauzul umownych wraz z odpowiednimi zabezpieczeniami.

Konkretną podstawę dla dostawców treści skrzynki wskazuje Załącznik nr 3 do Umowy powierzenia; dla pozostałych dostawców — na żądanie wysłane na kontakt@skrzynek.pl. Tą samą drogą można uzyskać kopię zabezpieczeń stosowanych przy przekazaniu danych. Powiadomienia wysyłane do Telegram FZ-LLC nie zawierają danych pozwalających dostawcy zidentyfikować Użytkownika.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

  • Osobie, której dane przetwarzamy jako administrator, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie.
  • W przypadku przetwarzania opartego na zgodzie przysługuje prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
  • Żądanie można przesłać na kontakt@skrzynek.pl. Odpowiadamy w terminie miesiąca; w uzasadnionych przypadkach termin można przedłużyć zgodnie z RODO.
  • W sprawach dotyczących treści skrzynki żądanie należy kierować do administratora treści skrzynki (Użytkownika). Jeśli takie żądanie wpłynie do nas, przekażemy je Użytkownikowi.
  • Realizacja niektórych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO, z praw innych osób, z obowiązku zachowania poufności korespondencji lub z potrzeby ustalenia i obrony roszczeń.
  • Każdej osobie przysługuje skarga do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

8. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki adekwatne do ryzyka, m.in.: szyfrowanie transmisji (TLS); szyfrowanie danych dostępowych do skrzynek i kluczy API z użyciem usługi zarządzania kluczami; logiczne oddzielenie danych Użytkowników (row-level security); ograniczone uprawnienia procesów technicznych; uwierzytelnianie wieloskładnikowe na kontach administracyjnych; brak zapisywania w logach haseł, kluczy API i pełnej treści wiadomości. Nie gwarantujemy bezwzględnego bezpieczeństwa systemów informatycznych; zobowiązujemy się utrzymywać zabezpieczenia adekwatne do ryzyka i reagować na incydenty. Szczegółowy opis środków zawiera Umowa powierzenia.

9. Treści generowane przez sztuczną inteligencję

Propozycje odpowiedzi są tworzone automatycznie na podstawie danych podanych przez Użytkownika i treści wiadomości przychodzącej. Mogą być błędne, niepełne lub niedopasowane. Żadna odpowiedź nie zostaje wysłana bez zatwierdzenia przez Użytkownika, który odpowiada za sprawdzenie treści przed wysłaniem. Zasady odpowiedzialności opisuje Regulamin.

10. Pliki cookies i podobne technologie

Nie stosujemy narzędzi analitycznych, reklamowych ani śledzących osób trzecich.

  • Niezbędne: sesja logowania (przechowywana w pamięci przeglądarki — localStorage) oraz mechanizm Cloudflare Turnstile chroniący formularze przed automatami.
  • Ustawienia interfejsu: plik cookie „skorka” (wybrany wygląd, do 1 roku) i plik cookie stanu panelu bocznego (do 7 dni). Zapisujemy je dopiero po Twojej czynności (wybór wyglądu, zwinięcie panelu).

Pliki cookies można usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki; zablokowanie niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z części funkcji.

11. Wiek minimalny

Usługa jest przeznaczona dla osób pełnoletnich, posiadających pełną zdolność do czynności prawnych — niezależnie od typu Konta.

12. Zmiany Polityki

Publikujemy każdą zmianę Polityki na stronie wraz z datą. O istotnych zmianach informujemy wiadomością e-mail na adres Konta lub komunikatem w Usłudze. Polityka ma charakter informacyjny; jej zmiana nie wymaga akceptacji. Poprzednie wersje udostępniamy na żądanie.

13. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych: kontakt@skrzynek.pl.