Warunki Konta Prywatnego

Wersja 5 — obowiązuje od 3.10.2026.

§ 1. Zakres dokumentu

1. Dokument dotyczy osoby fizycznej korzystającej ze SKRZYNEK.pl wyłącznie do obsługi własnej, prywatnej lub domowej korespondencji, niezwiązanej z działalnością gospodarczą, zawodową ani wykonywaniem zadań w imieniu organizacji ("Użytkownik Prywatny"). 2. Jeżeli sposób korzystania z Usługi zmieni się na firmowy lub zawodowy, Użytkownik powinien przed dalszym korzystaniem przełączyć Konto na Firmowe i zaakceptować Umowę Powierzenia, o ile mechanizm aplikacji na to pozwala. 3. Dokument uzupełnia Regulamin i Politykę prywatności. W razie sprzeczności w zakresie informacji o przetwarzaniu danych pierwszeństwo ma aktualna Polityka prywatności, o ile nie ogranicza praw Użytkownika wynikających z prawa lub Regulaminu. 4. Akceptacja warunków świadczenia Usługi nie stanowi zgody na wszystkie operacje przetwarzania danych. Podstawy prawne są wskazane odrębnie w § 4.

§ 2. Role Usługodawcy — administrator i podmiot przetwarzający

1. W odniesieniu do danych Konta, płatności, kontaktu, reklamacji i bezpieczeństwa (§ 4 ust. 1) administratorem danych jest Mirosław Żuczkowski, prowadzący działalność nierejestrowaną, adres: 50-323 Wrocław, ul. Kluczborska 12/4, e-mail: kontakt@skrzynek.pl, działający pod marką SKRZYNEK.pl ("Usługodawca"). 2. W odniesieniu do treści skrzynki pocztowej Użytkownika — wiadomości, załączników, wygenerowanych i poprawionych odpowiedzi oraz pamięci wykorzystywanej do personalizacji (§ 3, § 6) — Usługodawca działa jako PODMIOT PRZETWARZAJĄCY, wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika. Użytkownik, obsługując swoją prywatną korespondencję, korzysta z wyłączenia przewidzianego dla działalności czysto osobistej lub domowej (art. 2 ust. 2 lit. c i motyw 18 RODO); Usługodawca, dostarczając do tego narzędzie, nadal podlega RODO jako podmiot przetwarzający, zgodnie z zasadami opisanymi w § 3. 3. W sprawach dotyczących danych można kontaktować się pod adresem kontakt@skrzynek.pl.

§ 3. Przetwarzanie treści skrzynki na polecenie Użytkownika

1. Polecenie Użytkownika, o którym mowa w § 2 ust. 2, obejmuje: połączenie skrzynki pocztowej i pobieranie nowych wiadomości w zakresie potrzebnym do działania Usługi; przekazanie treści wiadomości wybranemu przez Użytkownika dostawcy modelu AI; wygenerowanie propozycji odpowiedzi; personalizację kolejnych propozycji na podstawie wcześniejszych wiadomości i odpowiedzi tego samego Użytkownika (§ 6); wysłanie odpowiedzi po jej zatwierdzeniu przez Użytkownika. 2. Polecenie jest składane przez: podłączenie skrzynki, wybór dostawcy modelu AI w ustawieniach oraz każdorazowe zatwierdzenie wysyłki odpowiedzi. Użytkownik może cofnąć polecenie w każdej chwili, odłączając skrzynkę albo usuwając Konto (§ 10). 3. Propozycja odpowiedzi nie jest wysyłana automatycznie. Użytkownik może ją sprawdzić, zmienić, odrzucić albo ręcznie zatwierdzić do wysłania. 4. Modele AI mogą generować odpowiedzi błędne, niepełne albo niedopasowane. Użytkownik odpowiada za sprawdzenie treści przed wysłaniem. 5. Usługa nie jest przeznaczona do podejmowania zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na osoby fizyczne. 6. Jako podmiot przetwarzający treść skrzynki, Usługodawca: przetwarza ją wyłącznie w zakresie i celu wynikającym z polecenia z ust. 1; zapewnia poufność i środki bezpieczeństwa opisane w § 12; korzysta z podwykonawców (dostawców AI i infrastruktury) wskazanych w § 8; nie wykorzystuje treści skrzynki do celów innych niż wykonanie polecenia Użytkownika (§ 5, § 6); usuwa dane zgodnie z § 10.

§ 4. Cele i podstawy prawne

1. Dane Konta są przetwarzane przez Usługodawcę jako administratora: 1. w celu utworzenia i obsługi Konta oraz realizacji funkcji Usługi — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jako niezbędne do zawarcia i wykonania umowy; 2. w celu zapewnienia bezpieczeństwa, zapobiegania nadużyciom, diagnostyki, ustalania, dochodzenia i obrony roszczeń — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; 3. w celu wykonania obowiązków podatkowych, rachunkowych i konsumenckich — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO; 4. w innych opcjonalnych celach, takich jak marketing elektroniczny, wyłącznie na podstawie odrębnej podstawy i po spełnieniu właściwych wymogów. 2. Treść skrzynki pocztowej — wiadomości, załączniki, dane osób trzecich w korespondencji, wygenerowane i poprawione odpowiedzi oraz dane wykorzystywane do personalizacji (§ 6) — Usługodawca przetwarza wyłącznie jako podmiot przetwarzający, na udokumentowane polecenie Użytkownika opisane w § 3. Podstawą przetwarzania przez samego Użytkownika jego własnej prywatnej korespondencji jest wyłączenie z art. 2 ust. 2 lit. c i motywu 18 RODO (działalność czysto osobista lub domowa) — Usługodawca sam nie ustala celu tego przetwarzania i nie poszukuje dla niego odrębnej podstawy administratora. 3. Wiadomości mogą incydentalnie zawierać dane szczególnych kategorii z art. 9 RODO albo dane z art. 10 RODO — patrz § 5. 4. Zgoda Użytkownika na niniejszy dokument dotyczy wyłącznie jego własnych danych i jego własnego polecenia przetwarzania jego korespondencji. Nie stanowi i nie może stanowić zgody osób trzecich wymienionych w tej korespondencji na przetwarzanie ich danych. 5. Podanie danych Konta jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Podłączenie skrzynki i udostępnienie wiadomości jest dobrowolne, ale bez tego główna funkcja Usługi nie może działać. 6. Treść wiadomości, drafty odpowiedzi oraz dane wykorzystywane do personalizacji Usługi (§ 6) nie są wykorzystywane do marketingu ani profilowania reklamowego. Dane kontaktowe Użytkownika mogą być wykorzystywane do przekazywania informacji niezbędnych do wykonania umowy, dotyczących w szczególności działania Usługi, bezpieczeństwa, awarii, planowanych przerw, zmian dokumentów prawnych i obsługi Konta. Informacje handlowe i treści promocyjne mogą być przesyłane wyłącznie na podstawie odrębnej zgody Użytkownika, jeżeli taka zgoda została udzielona.

§ 5. Dane szczególnych kategorii i dane o wyrokach

1. Wiadomości w skrzynce Użytkownika mogą incydentalnie zawierać dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO (np. dotyczące zdrowia, przekonań religijnych lub światopoglądowych, przynależności związkowej, orientacji seksualnej) albo dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa w rozumieniu art. 10 RODO. 2. Konto Prywatne nie jest przeznaczone do systematycznej obsługi dokumentacji medycznej, terapeutycznej, karnej ani korespondencji objętej tajemnicą zawodową (np. adwokacką, lekarską). Użytkownik nie powinien wykorzystywać Konta Prywatnego do tego rodzaju korespondencji na stałą, zorganizowaną skalę. 3. Jeżeli tego rodzaju dane incydentalnie pojawią się w wiadomościach, Usługodawca przetwarza je wyłącznie w ramach przetwarzania treści skrzynki opisanego w § 3 i § 4 ust. 2, na udokumentowane polecenie Użytkownika, w zakresie niezbędnym do wygenerowania propozycji odpowiedzi. Usługodawca nie wyszukuje ani nie wyodrębnia celowo takich danych i nie wykorzystuje ich do żadnego celu innego niż wykonanie polecenia Użytkownika. 4. Zgoda Użytkownika na niniejszy dokument nie stanowi zgody osób trzecich, których dane szczególnych kategorii mogą pojawić się w jego korespondencji.

§ 6. Personalizacja odpowiedzi (pamięć, embeddingi)

1. Usługodawca wykorzystuje wcześniejsze wiadomości oraz utworzone, poprawione lub zatwierdzone przez Użytkownika odpowiedzi do personalizacji kolejnych propozycji wyłącznie w ramach jego Konta lub skrzynki. Personalizacja może obejmować tworzenie reprezentacji wektorowych (embeddingów), zapisywanie przykładów oraz dobieranie podobnych przykładów jako kontekstu dla modelu AI. 2. Dane jednego Użytkownika nie są wykorzystywane do personalizacji odpowiedzi innych użytkowników ani do trenowania lub dostrajania wspólnego modelu Usługodawcy. Dostawcy zewnętrznych modeli AI mają wyłączone wykorzystywanie danych przekazywanych przez API do trenowania swoich modeli. 3. Dozwolone w ramach personalizacji: zapisywanie przykładów wiadomości i odpowiedzi; tworzenie embeddingów; wyszukiwanie podobnych wcześniejszych przykładów tego samego Użytkownika i tej samej skrzynki; dopasowywanie przyszłych propozycji do stylu Użytkownika. 4. Niedozwolone: trenowanie lub dostrajanie wspólnego modelu Usługodawcy na danych użytkowników; przekazywanie przykładów jednego Użytkownika innym użytkownikom; budowanie wspólnej bazy wiedzy z prywatnej korespondencji; trenowanie globalnych modeli zewnętrznych dostawców AI (patrz § 8). 5. Personalizacja jest przetwarzaniem wykonywanym na polecenie Użytkownika, w celu świadczenia funkcji wyraźnie przez niego zamówionej. Pamięć jest logicznie odseparowana pomiędzy Kontami i skrzynkami i jest usuwana automatycznie wraz z usunięciem odpowiedniej skrzynki lub Konta (§ 10). 6. Materiały informacyjne i marketingowe mogą opisywać tę funkcję w skrócie jako "Skrzynek uczy się Twojego stylu" — techniczny mechanizm opisany w niniejszym paragrafie jest wiążącym opisem rzeczywistego działania.

§ 7. Kategorie danych i źródła

1. Przetwarzane mogą być: 1. dane Konta, dane kontaktowe i rozliczeniowe; 2. dane dostępowe do skrzynki, chronione kryptograficznie; 3. nagłówki, treść, historia i metadane wiadomości; 4. dane nadawców, odbiorców i osób wskazanych w korespondencji; 5. wygenerowane propozycje odpowiedzi i treści zaakceptowane przez Użytkownika; 6. reprezentacje wektorowe (embeddingi) i przykłady wykorzystywane do personalizacji opisanej w § 6; 7. dane techniczne, adres IP, identyfikatory sesji oraz logi bezpieczeństwa; 8. załączniki do wiadomości: dokumenty (np. PDF, DOCX, XLSX) przechowywane jako oryginalne pliki, dostępne do pobrania (PDF dodatkowo do otwarcia) wyłącznie Użytkownikowi — ich treść nie jest wyodrębniana ani przekazywana do AI, które zna jedynie nazwę pliku; zdjęcia (JPG, PNG, WEBP) wyświetlane w podglądzie, również nieprzekazywane do AI. 2. Dane pochodzą od Użytkownika, z podłączonej przez niego skrzynki, od osób prowadzących z nim korespondencję oraz z systemów płatniczych i technicznych używanych do obsługi Usługi.

§ 8. Odbiorcy i dostawcy

1. Dane mogą być ujawniane dostawcom infrastruktury i modeli AI wyłącznie w zakresie potrzebnym do działania Usługi. 2. Dostawcę modelu wykorzystywanego do generowania propozycji odpowiedzi (§ 3): bez własnego klucza API Usługodawca korzysta zawsze z OpenAI; jeżeli Użytkownik poda własny klucz API wybranego dostawcy (OpenAI, Anthropic, Google albo Mistral), generowanie odbywa się przez tego dostawcę. Niezależnie od wybranego w ten sposób dostawcy generowania, OpenAI może przetwarzać fragment treści wiadomości w celu utworzenia reprezentacji wektorowej wykorzystywanej do personalizacji opisanej w § 6. Poza tym, w zależności od funkcji, dane mogą trafiać do dostawców infrastruktury (hosting aplikacji, baza danych, serwer obsługujący pobieranie poczty, szyfrowanie danych dostępowych) oraz — w zakresie danych Konta i płatności — do dostawcy płatności i dostawcy poczty transakcyjnej. 3. Pełne nazwy prawne, konkretne role, lokalizacje przetwarzania i mechanizmy transferowe poszczególnych dostawców opisuje aktualna Polityka prywatności.

§ 9. Transfery poza EOG

1. Korzystanie z niektórych modeli AI lub dostawców infrastruktury może powodować przekazywanie danych poza EOG, w szczególności do Stanów Zjednoczonych. 2. Transfer następuje wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmu zgodnego z rozdziałem V RODO, takiego jak decyzja o odpowiednim stopniu ochrony, ważny udział odbiorcy w EU–US Data Privacy Framework lub standardowe klauzule umowne wraz z odpowiednimi zabezpieczeniami. 3. Informacje o transferach dla poszczególnych dostawców opisuje aktualna Polityka prywatności.

§ 10. Okres przechowywania

1. Dane są przechowywane nie dłużej niż jest to niezbędne do celów, dla których są przetwarzane. 2. Poszczególne kategorie danych są przechowywane następująco: 1. treść pobranych wiadomości oraz wygenerowane/poprawione propozycje odpowiedzi, w tym pamięć służąca personalizacji (§ 6): przechowywane do odłączenia skrzynki albo usunięcia Konta, kiedy są kasowane wraz z powiązanymi danymi z aktywnej bazy danych. Treść operacyjna wiadomości, które osiągnęły stan końcowy (wysłana albo odrzucona), jest dodatkowo automatycznie skracana po 60 dniach od tego zdarzenia; 2. dane dostępowe do skrzynki: do jej odłączenia lub usunięcia Konta; 3. logi operacyjne i bezpieczeństwa: rutynowe logi są przechowywane przez okres niezbędny do diagnostyki, zapewnienia bezpieczeństwa Usługi i wykrywania nadużyć, nie dłużej jednak niż 30 dni; niektóre platformy infrastrukturalne mogą automatycznie usuwać logi wcześniej, zgodnie z właściwym planem usługi. Dane wyodrębnione w związku z konkretnym incydentem bezpieczeństwa, próbą nadużycia, reklamacją lub roszczeniem mogą być przechowywane dłużej — przez czas niezbędny do wyjaśnienia sprawy, zabezpieczenia dowodów oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Logi nie są celowo wykorzystywane do przechowywania pełnej treści wiadomości, haseł do skrzynek pocztowych ani kluczy API — logi serwera obsługującego pobieranie poczty podlegają dodatkowo automatycznej rotacji ograniczającej ich rozmiar i liczbę przechowywanych kopii; 4. dane rozliczeniowe i podatkowe: przez okres wymagany prawem; 5. dowody akceptacji dokumentów i oświadczeń: przez okres potrzebny do wykazania zawarcia i wykonania umowy oraz obrony roszczeń; 6. kopie zapasowe: plan bazy danych używany obecnie przez Usługodawcę nie obejmuje automatycznych kopii zapasowych, dlatego Usługodawca prowadzi ręczną, cotygodniową kopię przechowywaną lokalnie poza dostawcą bazy danych, obejmującą dane aplikacyjne oraz dane Konta niezbędne do odtworzenia Usługi po awarii (w tym adres e-mail, hasło zapisane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego oraz dane logowania i uwierzytelniania wieloskładnikowego). Kopia nie obejmuje plików, w tym załączników wiadomości. Przechowywanych jest maksymalnie 8 najnowszych kopii tygodniowych (około 2 miesięcy wstecz) — starsze kopie są usuwane przy okazji wykonywania kolejnej cotygodniowej kopii. 3. Usunięcie Konta uruchamia usunięcie danych z aktywnej bazy. Dane mogą pozostawać przez ograniczony okres w zabezpieczonych kopiach zapasowych, bez zwykłego wykorzystywania.

§ 11. Prawa osób

1. W przypadkach przewidzianych prawem osoba, której dane dotyczą, ma prawo do dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu i wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie. 2. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Nie dotyczy to operacji opartych na wykonaniu umowy, obowiązku prawnym lub uzasadnionym interesie. 3. Żądania można kierować na kontakt@skrzynek.pl. 4. Osoba może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 5. Realizacja niektórych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO, praw innych osób, obowiązku zachowania poufności korespondencji lub potrzeby ustalenia i obrony roszczeń.

§ 12. Bezpieczeństwo i obowiązki Użytkownika

1. Usługodawca stosuje środki adekwatne do ryzyka, niezależnie od pełnionej roli (§ 2), w szczególności ochronę danych dostępowych, kontrolę dostępu i zabezpieczenie transmisji. 2. Użytkownik powinien używać unikalnego hasła do Konta, chronić urządzenia, nie udostępniać sesji osobom trzecim i niezwłocznie zgłaszać podejrzenie przejęcia Konta. 3. Użytkownik nie powinien podłączać skrzynki używanej do korespondencji zawodowej, firmowej lub w imieniu innej organizacji jako Konta Prywatnego. 4. Użytkownik powinien sprawdzać każdą propozycję odpowiedzi przed wysłaniem.

§ 13. Prawo odstąpienia i reklamacje

Prawo odstąpienia od umowy, wzór formularza odstąpienia, zasady rozpoczęcia płatnej Usługi przed upływem 14 dni wraz z rozliczeniem proporcjonalnym oraz zasady reklamacji opisuje Regulamin, § Prawa konsumenta i przedsiębiorcy na prawach konsumenta oraz § Reklamacje i zakończenie korzystania z Usługi. Te postanowienia dotyczą również Konta Prywatnego.